2 STRUMENTI per definire le PRIORITA’ e raggiungere i tuoi OBIETTIVI

2 STRUMENTI per definire le PRIORITA’ e raggiungere i tuoi OBIETTIVI

2 STRUMENTI per definire le PRIORITA' e raggiungere i tuoi OBIETTIVI

Ti propongo 2 strumenti semplici ed operativi per definire le tue priorità, ottimizzare il tuo tempo e raggiungere con (maggior probabilità di) successo i tuoi obiettivi 🙂

D’altro canto è appena cominciato il nuovo anno (a proposito… BUON ANNO!!!!) e ciascuno di noi, come sempre accade, si fantastica obiettivi e traguardi da raggiungere, attività da avviare, iniziative da lanciare e compagnia cantante…

Ebbene, per riuscire a raggiungere con successo i tuoi obiettivi, dovrai individuare e definire le tue priorità e gestire al meglio il tempo a tua disposizione. Insomma, quanto più pianificherai il percorso in modo efficace, tanto più ottimizzerai gli sforzi, agirai in modo performante, raccoglierai i frutti del tuo lavoro… e sperimenterai gratificazione da tutto ciò 😀

Ti propongo 2 utili strumenti. Se riuscirai ad inserirli nella tua prassi lavorativa, ti porteranno evidenti vantaggi. Te lo assicuro :o)

 

Strumento 1: la matrice Urgenza/Importanza

Detta anche Matrice di Eisenhower, questo strumento ti permette di ordinare le tue attività per livello di priorità, potendo così dedicare tempo ed energia ad alcune, e meno o nulla ad altre. La matrice prevede due variabili:

  1. urgenza: sono attività da compiere e chiudere entro una scadenza temporale imminente, altrimenti si generano problemi, conseguenze negative, si bloccano altre situazioni, ecc…
  2. importanza: sono attività a medio/lungo termine, gestibili in un tempo più ampio, ma in grado di produrre grande beneficio, di migliorare drasticamente lavoro/vita

La matrice di Eisenhower si compone quindi di 4 quadranti che danno luogo a 4 differenti posizionamenti di priorità delle tue attività e progetti

1. DELEGA – Urgente, ma non importante

Questa attività deve essere svolta nel breve (spesso per richieste di terzi), tuttavia non è particolarmente importante (per te ed i tuoi obiettivi). Puoi quindi delegarla ad altri oppure valutare di farla slittare in là nel tempo, quando sarai più libero.

Troppe attività in questo quadrante ti obbligheranno a badare ad urgenze non determinanti, magari di altri, ed a trascurare le attività realmente importanti e funzionali ai tuoi progetti

2. EMERGENZA – Urgente ed importante

Qui non hai scelta, l’attività è urgente ed importante. Devi attivarti e correre come una locomotiva (progetti in scadenza, eventi critici, opportunità da cogliere, ecc…). Ferma tutto il resto e dedicati a queste.

Troppe attività in questo quadrante ti terranno sempre in emergenza, non sarai tu a gestire le tue attività, ma questi impegni critici a determinare il tuo tempo e le tue giornate

3. MIGLIORAMENTO – Non urgente, ma importante

Qui risiede il maggior margine di opportunità per te: attività molto importanti per te, su cui non vi sono scadenze o urgenze specifiche. Ciò significa che puoi PIANIFICARLE per tempo ed in modo efficace!

Più attività ricadono in questo quadrante e maggiore potrà essere la tua qualità di vita e di lavoro, meglio potrai schedulare tempi ed energie nel tempo, al fine di raggiungere gli obiettivi così come pianificato a monte.

4. SPRECO – Non urgente e non importante

Queste attività puoi valutare di eliminarle del tutto, al massimo delegarle ad altri, visto che non sono per te importanti, né hanno specifiche urgenze di essere svolte.

Avere attività in questo quadrante significa – di fatto – sprecare il tuo tempo e sottrarlo ad attività più funzionali ai tuoi progetti

Come usare la Matrice di Eisenhower?

Personalmente, almeno una volta ogni 2 o 3 mesi sono solito compilarmi questa matrice, rispetto a tutte le attività ed impegni in cantiere, per ordinarle, dargli un ordine di priorità, investire maggiori energie su alcune, eliminarne altre, delegarne il resto. Mi aiuta a rimanere sempre focalizzato su ciò che è importante e quindi a sfruttare al meglio il mio tempo e le mie energie. Ecco come procedere (io uso una lavagna a muro e post-it):

  1. elenca a ruota libera tutte le attività e gli impegni a cui stai dedicando tempo, e quelle a cui dovrai comunque nel breve dedicarvi tempo,
  2. ordine le varie attività per importanza, ed al di là del fattore di urgenza temporale
  3. riordinato l’elenco, valutane adesso il livello di urgenza e posizionale nei rispettivi quadranti
  4. procedi ad ordinare le varie attività elencate all’interno dei 4 quadranti
  5. individua le attività da delegare e/o da eliminare
  6. focalizzati quindi su quelle importanti da svolgere nel breve (se ve ne sono), dopodiché su quelle pianificabili nel medio/lungo periodo

L’obiettivo ovviamente è arrivare minimizzare il quadrante delle emergenze (che in una certa misura sempre ci saranno!) e svuotare quello degli sprechi. Dopodiché popolare quanto più possibile quello del miglioramento, dove risiede l’opportunità di pianificazione. Probabilmente non ti uscirà da subito in questo modo ottimale, ma datti 6/8 mesi di lavoro con questa matrice e vedrai che il tuo lavoro si fluidificherà parecchio e così il raggiungimento di obiettivi prefissati 🙂

 

 

Strumento 2: griglia delle Tolleranze

Stabilito l’ordine di priorità delle tue attività e progetti, puoi adesso procedere ad ottimizzare ulteriormente il tutto 😀
Durante le tue giornate, probabilmente, convivi con un certo numero di cose, azioni, abitudini che ti fanno perdere tempo prezioso, ti distraggono, ti tolgono concentrazione o continuità.

Tutte queste situazioni vengono chiamate tolleranze proprio perché continui a convivercile tolleri. Alcune di queste tolleranze sono eliminabili, altre possono essere gestite per contenere al minimo gli eventuali effetti indesiderati. Ti propongo un breve elenco esemplificativo:

  • telefonate non importanti, in qualunque orario,
  • disordine nell’ambiente di lavoro,
  • visitatori inattesi,
  • continui messaggini Facebook, Whatsapp, ecc.. a cui non resisti dal rispondere,
  • Skype attivo sul PC ed in modalità sempre contattabile,
  • incapacità di dire no! alle richieste altrui,
  • fiumi di email non importanti a cui comunque rispondi e dai seguito,
  • continue e/o interminabili riunione di lavoro,
  • definizioni non chiare di obiettivi e consegne,
  • tempo passato in auto nel traffico, in treno, in autobus, ecc…
  • ecc…

Insomma, il rischio è che tutte queste tolleranze, nell’insieme, vanno a toglierci ore ed ore di tempo, energia, concentrazione che potremmo invece dedicare ai nostri progetti. Ore di tempo che di fatto non producono nulla di tangibile.

Se con la Matrice Eisenhower ritari e/o elimini tutte le attività/progetti non urgenti e non importanti, con questa griglia puoi ottimizzare ulteriormente i tuoi tempi andando ad eliminare o gestire le varie tolleranze con cui convivi 😉

Come usare la griglia delle tolleranze?

Prendi un foglio A4 (o un file word) e suddividilo in 4 colonne,

  1. nella prima colonna elenca tutte le tue tolleranze (eventualmente raggruppandole per specifici ambiti e/o attività), specificando per ciascuna l’approssimativo monte ore che ti prende per ciascuna settimana,
  2. nella seconda colonna specifica se intendi eliminarle (E) o invece se vuoi/puoi gestirle (G) ed in quest’ultimo caso specifica anche il tempo approssimativo che intenderesti recuperare,
  3. nella terza colonna specifica la data entro cui intendi ottenere il risultato previsto,
  4. nella quarta colonna descrivi la modalità con cui intendi eliminare e/o gestire quella specifica tolleranza, entro quella data.

 

Spero che questi 2 strumenti possano risultare utili nella tua attività lavorativa 🙂

Non mi rimane che augurarti un sereno e prospero 2017, buon lavoro!

 

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